Empresas y contratistas deberán reportar cuentas de cobro ante la DIAN
En medio de la tormenta que está generando la reforma tributaria, tanto para las empresas como para las personas del común, qué bajo la figura de personas naturales tendrán que hacer más aportes vía impuestos, se suma otro medio de control por parte de la DIAN, y es el de la obligatoriedad de reportar lo que ahora se conoce como documento soporte en adquisiciones, a partir del próximo 1 de julio.
La medida establece, mediante la Resolución número 000012 de la Dian, del pasado 9 de febrero, que de ahora en adelante las empresas que tengan dentro de su operación contratistas, y a través de estos reciba cuentas de cobro, tendrán que notificar por medio electrónico a esta entidad, el envío de este documento, soporte en adquisiciones, con el fin de dejar una trazabilidad de ellas.
La medida, no solo incluye las cuentas de cobro sino, a su vez, una lista de diferentes documentos que se emitían con la denominación de documento equivalente. Por su parte, la resolución deja claro que las empresas también tendrán que reportar el recibo de estas cuentas frente a la DIAN, en un término no mayor a las 72 horas, y a la vez quedan obligadas a emitirle al contratista un recibido, mediante un documento que se llamará Soporte de Contratación.
La nueva medida de control se convierte en un nuevo reto para las empresas, a las que les ha costado bastante tiempo y recursos, la implementación de la facturación electrónica, y para las cuales vienen llegando al rescate nuevas plataformas digitales, que ofrecerán servicios para el reporte de estos documentos que les evitarán a las organizaciones la compra de nueva tecnología o la contratación de más personal para la recepción, archivo, envío del soporte de contratación, así como la engorrosa gestión interna de las cuentas de cobro.
Carlos Tocora Manrique, Director Comercial de miproveedor.com, una de las plataformas de clientes y proveedores más grandes de Latinoamérica, con operación en Colombia, México, Perú, Chile y Brasil, y la cual ya ha comenzado a ofrecer sus servicios para la gestión de las cuentas de cobro, asegura que “en su momento, la implementación de la facturación electrónica tomó a muchos por sorpresa, pero ahora estamos preparados tecnológicamente para prestar este servicio a las empresas, con la ventaja de habernos adelantado y de haber creado una herramienta específica que contempla todo el ciclo de vida de las cuentas de cobro y adicional permite generar ahorros significativos en la gestión mencionada”.
Plataformas como esta pionera, que se conocerá en el mercado colombiano como MiFacturaRadicada.com, tendrán la capacidad de recibir y entregar a la DIAN las cuentas de cobro, generar el soporte de adquisición, verificar las referencias al contrato, asociar a las órdenes de compra en el ERP, generar conformidades de entrega y gestionar las aprobaciones o rechazos por parte de las áreas administrativas y gerenciales, y todo en tiempo real.
Según el director comercial de miproveedor.com, “con esta tecnología, las empresas podrán ahorrar hasta un 95% en el costo de la gestión de una cuenta de cobro, y las más robustas como la nuestra, tendrán la capacidad de integrarse con las plataformas ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) permitiendo la integración de operaciones de contabilidad, administrativas, de producción, logística, inventario y envíos, con una ventaja adicional que es la del costo de gestión por factura, que en nuestro caso puede llegar a ser hasta de solo un dólar”.
Con esta nueva norma, la DIAN, no sólo pretende controlar la información acerca de los ingresos de los proveedores, ya sean personas naturales o jurídicas, sino tener un soporte para confrontar con las empresas a la hora de declarar sus ingresos, pero además brindará la posibilidad, a las organizaciones de operar en regla, y así mismo, de convertir las cuentas de cobro en títulos valores, negociables en el mercado financiero en el esquema de factoring social.