• Ventajas de un software de gestión de contratos en Colombia

    Una de las herramientas esenciales para el buen funcionamiento de las empresas y una eficaz gestión de proyectos es contar con un software de gestión. La importante producción documental de las empresas requiere de un control exhaustivo de los diferentes tipos de contratos generados por las distintas áreas de la organización, por lo que es necesario tener en la mira un software específico que responda a las necesidades y desafíos de la compañía.

    En empresas como Webdox CLM, cuentan con un software de gestión de contratos  pensado para diferentes industrias, así como para diferentes perfiles profesionales. Pero ¿Cuáles son concretamente las ventajas que aporta un software de gestión de contratos en Colombia?

    Ventajas del software de gestión de contratos por áreas

    El software de Webdox CLM nos ofrece ventajas acordes a las diferentes necesidades por tipo y tamaño de organización. Se trata de una herramienta realmente útil y versátil que nos permite agilizar el proceso de creación y gestión de todo el ciclo de vida de los contratos.

    • El área legal de las empresas, encargada de conocer todos los contratos, almacenarlos y centralizar todas las solicitudes, precisa de este tipo de software para saber la carga de trabajo y transparentar los procesos contractuales hacia las otras áreas de la organización. El Gerente legal también crea, genera, negocia y aprueba contratos, por lo que contar con un software de gestión de contratos como Webdox se convierte en una opción ideal para facilitar tareas como gestionar, almacenar y efectuar cambios de versiones.
    • Para el área de compras también es una herramienta útil, ya que precisa de una solución que le permita protocolizar los procesos internos, dar trazabilidad y claridad de cada uno de estos, controlar las compras y manejar un importante volumen de contratos y documentos.
    • El área de ventas, encargada del cierre de negocios y los deals, debe encontrar la forma de agilizar los proceso comercial de forma exitosa, por lo que un software de gestión contractual como Webdox es la alternativa ideal para llevar a cabo todo el proceso y firmar documentos electrónicamente.
    • El área tecnológica constituye el soporte interno de la compañía y es la encargada de validar si el software es seguro y válido para el uso de la empresa y buscar y levantar los tipos de CLM (Contract Lifecycle Management) como es el caso de Webdox, que cuenta con todas las normativas de seguridad y compliance por país.

    ¿Qué beneficios aporta el software de gestión de contratos?

    Además de estas ventajas particulares, en general, un software de gestión de contratos en Colombia facilitará una gestión documental precisa y eficiente. Así, tal y como ya hemos apuntado, este tipo de solución permite:

    • Una reducción de los tiempos de aprobación al automatizarse el proceso de contratación,acelerando la revisión y el visto bueno y haciendo que todo el proceso sea más eficiente.
    • Facilita la localización de los contratos y que estos estén actualizados y se utilicen las cláusulas más recientes.
    • Las fechas de renovación o término se notifican de forma automática, generando alarmas para no perder oportunidades.
    • Se optimiza la gestión documental de todas las áreas de la empresa.
    • Al aligerarse y simplificarse el proceso de gestión contractual, se garantiza también el cumplimiento de los contratos.
    • También optimiza la gestión al almacenar copias de seguridad y en la nube de todos los documentos, controlando así la totalidad de los contratos desde una única plataforma.
    • Al gestionar todas las fases del proceso documental de forma sistemática se optimiza el cumplimiento de los tiempos de finalización de contratos.
    • Un software para la firma y gestión de contratos como Webdox CLM, ofrece también una solución de firma electrónica simple y avanzada, lo que facilita la firma de contratos que por ley lo requieran.
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